1С-ЭДО (1С-ТАКСКОМ) [Сервис]
Возможности сервиса
Обмен счетамифактурами и другими юридически значимыми документами с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами в электронной форме
| № | Что делает | Зачем |
|---|---|---|
| 1 | Обмен счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами в электронной форме |
При поступлении товаров/услуг:
При отгрузке товара:
Сокращение затрат, связанных с ведением документооборота (бумага, картридж, оплата труда, архив документов).
Возможность выполнить требования ключевого покупателя или поставщика об обмене документами только в электронном виде (если поставщик или покупатель выдвигает такое требование) Выполнение обязательных требований законодательства (маркировка, прослеживаемость)
|
Справочная информация
Все больше организаций при ведении хозяйственной деятельности и заключении договоров переходят на современный и удобный обмен документами по ЭДО. Ведь организации, которые предпочитают обмениваться документами на бумажных носителях, сталкиваются с рядом проблем:
■ затраты на печать документов, хранение бумажного архива, отправку документов (курьеры, почта и т. п.);
■ замедление процессов работы бухгалтерии: анализ проблем бухгалтеров, проведенный специалистами фирмы «1С», показал, что проблема своевременного получения документов поставщиков является одной из главных в регулярной работе бухгалтера;
■ ошибки ручного ввода документов (полученных счетовфактур и первичных документов поступления): уже много лет (с 2015 года) декларация по НДС существует только в электронном виде и в нее включены сведения из книг покупок и продаж налогоплательщика. На стороне ФНС работает система АСКНДС 2, которая автоматически сверяет эти книги и находит все расхождения. На основании полученных расхождений между книгами покупок и продаж контрагентам направляются требования о представлении пояснений или документов по сделкам.
Переход на обмен электронными документами помогает избежать этих проблем. При использовании сервисов ЭДО:
■ данные передаются из одной учетной системы в другую через интернет, за счет чего:
– сокращается время на ввод в программу документов поступления;
– обеспечивается идентичность реквизитов документов контрагентов и, как следствие, снижается количество расхождений в декларации по НДС;
■ бухгалтер получает документы поступления в электронном виде сразу после отгрузки поставщиком:
– это быстрее, чем при любом другом способе получения документов;
– решаются административные проблемы, связанные с необходимостью контролировать процесс получения документов от поставщика (по почте не дошло, менеджер забыл передать);
■ бухгалтер может быстро отправить документы при отгрузке товаров и получить обратно подписанные экземпляры;
■ если расчеты проводятся после подписания документов, то ЭДО сокращает срок получения оплаты;
■ организация получит существенную экономию на доставке, бумаге, расходах на печать.
Примечание
На сайте ФНС России доступен электронный сервис
«Калькулятор эффективности внедрения электронного
документооборота», с помощью которого организации могут
получить сведения о затратах, периоде окупаемости и экономическом эффекте от внедрения ЭДО.
Кроме того, ЭДО необходим участникам оборота маркированных и прослеживаемых групп товаров. В соответствии с Постановлением Правительства № 2464 от 31.12.2020 предусмотрен обязательный переход на использование ЭДО для всех товарных групп и всех участников маркированного товарооборота. В соответствии с Федеральным законом № 371ФЗ национальная система прослеживаемости введена с 01.07.2021 и все участники оборота прослеживаемых товаров обязаны составлять документы в электронной форме, содержащие реквизиты прослеживаемости.
Общая законодательная основа ЭДО закреплена в двух Федеральных законах: № 149ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и № 63ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63ФЗ).
Активное развитие тема ЭДО получила после того, как появилась реальная возможность обмениваться электронными счетамифактурами. Произошло это после вступления в силу приказа ФНС России от 05.03.2012 № ММВ76/138@, который утвердил электронные форматы счетафактуры, журнала полученных и выставленных счетовфактур и книг продаж и покупок (в том числе форматы дополнительных листов книг). Данный приказ действовал с 23.05.2012 по 13.04.2015, далее с 14.04.2015 по 22.07.2021 действовал приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ76/93@. С 23.07.2021 действует приказ ФНС России от 08.06.2021 № ЕД726/547@.
Также действующее законодательство допускает возможность составления первичных учетных документов (товарные накладные, акты и т. п.) как на бумажном носителе, так и (или) в виде электронных докумен 1СЭДО (1СТакском) тов, подписанных электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Определение
Электронный документ – это документированная информация,
представленная в электронной форме, то есть в виде,
пригодном для восприятия человеком с использованием
электронных вычислительных машин, а также для передачи по
информационно-телекоммуникационным сетям или обработки
в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона
от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации»).
Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной
форме, которая присоединена к другой информации в
электронной форме (подписываемой информации) или иным
образом связана с такой информацией и которая используется
для определения лица, подписывающего информацию (пп. 1 ст. 2
Закона № 63-ФЗ ).
Именно электронная подпись может сделать электронный документ равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, то есть придать ему юридическую силу.
Согласно статье 5 Закона № 63ФЗ различают два вида электронной подписи – простую и усиленную. При этом усиленная электронная подпись может быть неквалифицированной и квалифицированной.
■ Простая ЭП - это пароли, коды и прочие средства, подтверждающие, что документ подписан определенным лицом. Для того чтобы электронный документ, подписанный этой подписью, признавался равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручно, необходимо выполнение определенных условий, предусмотренных Законом № 63ФЗ. Кроме того, условия признания и порядок проверки этой подписи устанавливаются нормативными правовыми актами, принимаемыми в соответствии с федеральными законами, или соглашением между участниками обмена. Документы, требующие печати, не могут быть подписаны простой ЭП.
■ Усиленная неквалифицированная ЭП создается с помощью специальных программных средств. Данная подпись позволяет определить лицо, подписавшее документ, и защитить его от несанкционированного изменения. Данная подпись также выдается УЦ и признается равнозначной собственноручной подписи в случаях, определенных законодательством или соглашением сторон. Неквалифицированной ЭП можно подписывать документы, которые в бумажном виде заверяются печатью.
■ Усиленная квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной ЭП тем, что выдается аккредитованным удостоверяющим центром. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП (электронный или бумажный документ, который подтверждает принадлежность этой подписи конкретному лицу). Аккредитацию удостоверяющий центр сможет получить в Минкомсвязи России, которое в соответствии с постановлением Правительства РФ от 28.11.2011 № 976 стало уполномоченным органом в области использования электронной подписи.
В соответствии с нормами Федерального закона от 06.04.2011 № 63 ФЗ «Об электронной подписи» электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно, и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исключение составляют случаи, когда законодательство РФ допускает составление документа только на бумажном носителе.
Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством РФ или соглашением между сторонами.
Важно!
Электронный счет-фактура, являясь документом налогового контроля, должен подписываться исключительно квалифицированной электронной подписью (приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н). При этом обмен электронными счетамифактурами допускается только через оператора электронного документооборота (организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем).
В рамках своей деятельности предприятию может понадобиться предоставить право на подписание электронных документов сотрудникам своей или сторонней организации (обычно во время совершения сделок). С 1 марта 2022 года для юридического заверения этих отношений можно использовать машиночитаемую доверенность (МЧД) в соответствии с Федеральным законом от 27.12.2019 № 476ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63ФЗ. МЧД является полноценным аналогом бумажной доверенности, оформляемой на сотрудников компании, и имеет равную с ней юридическую силу.
Все электронные документы, которыми обмениваются контрагенты - участники ЭДО, можно разделить на следующие категории:
■ Формализованные (документы, которые передаются в виде xmlфайлов и атрибуты/реквизиты которых автоматически обрабатываются учетными системами)
форматные (формат xml утвержден приказами ФНС России):
- документ о передаче товаров при торговых операциях (приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ710/551@);
- документ о передаче результатов работ, об оказании услуг (приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ7 10/552@);
- счетфактура/корректировочный счетфактура, в том числе формат счетафактуры с дополнительными реквизитами (УПД/УКД) (приказ ФНС от 19.12.2018 № ММВ715/820@, приказ от 12.11.2020 № ЕД726/736@);
- документ о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке (приказ ФНС от 27.08.2019 № ММВ715/423@); неформатные (формат xml не регламентирован ФНС России, например счет на оплату). Неформализованные (файлы форматов doc, pdf и др.) – произвольный электронный документ (информационное письмо, отчет, протокол и т. д.).
Примечание
В соответствией с Концепцией развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (размещена на сайте ФНС России) разрабатываются и утверждаются новые форматные документы. Так в период с декабря 2021 года по июль 2022 года были утверждены форматы таких документов, как: электронная транспортная накладная, электронная сопроводительная ведомость и электронный заказнаряд (приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД726/1065@) электронный договор PDF/A3 и документы, заключаемых в дополнение к договору (приказ ФНС от 24.03.2022 N ЕД7 26/236@); электронный акт сверки взаимных расчетов (приказ ФНС от 13.05.2022 года № ЕД726/405@); акт о приемке выполненных работ КС2 и справка о стоимости работ КС3 в электронной форме (приказ ФНС от 28.07.2022 № ЕД726/691@).
Сервис 1С-ЭДО обеспечивает:
■ выбор любого из операторов ЭДО, поддерживающего технологию 1СЭДО, для регистрации в качестве участника электронного документооборота;
■ обмен электронными документами между контрагентамипользователями 1СЭДО, если они подключены к разным операторам ЭДО (автоматическое межоператорское взаимодействие, роуминг);
■ возможность создавать учетные записи участника ЭДО у разных операторов ЭДО, а затем настраивать обмен с разными контрагентами под разными учетными записями;
■ возможность вести обмен электронными документами как с пользователями продукта 1СЭДО, так и с пользователями собственных клиентских программ или порталов операторов ЭДО, поддерживающих технологию 1СЭДО.
Технологию 1СЭДО по состоянию на июль 2022 года поддерживают следующие операторы:
■ ЗАО «Калуга Астрал»;
■ ООО «Такском»;
■ ООО «Компания «Тензор»;
■ ООО «ЭТП ГПБ»;
■ ООО «Линк Сервис»;
■ ЗАО «Удостоверяющий центр»;
■ ЗАО «ТаксНет»;
■ ООО УЦ «АСКОМ».
Наряду с сервисом 1СЭДО фирма «1С» и компания «Такском» развивают выпущенный в мае 2012 года интегрированный с продуктами «1С:Предприятие» сервис 1СТакском.
Как работает сервис
Первоначальная настройка ЭДО, средств шифрования и электронной подписи описаны в главе «Как подключить сервисы» в конце книги (разделы «1СОтчетность» и «1СЭДО», стр. 152 и стр. 174). Дополнительную информацию можно найти на сайте edo.1c.ru. Обмен данными через сервис «1СЭДО» («1СТакском») осуществляется через оператора электронного документооборота.
1. Создание настройки обмена с контрагентом
Для начала обмена с контрагентом необходимо провести настройку ЭДО с контрагентом и отправить ему приглашение, на которое тот должен ответить согласием (если он готов к обмену). В зависимости от информации об учётных записях ЭДО получателя в сервисе, а также информации предоставленной контрагентом, отправка приглашения может осуществляться:
■ с указанием идентификатора участника ЭДО контрагента;
■ с указанием оператора ЭДО контрагента;
■ с указанием адреса электронной почты контрагента.
Кроме того, доступна массовая отправка приглашений и автоматическая отправка приглашения при создании электронного документа. Если в справочнике «Контрагенты» в столбце «ЭДО» напротив контрагента присутствует специальный значок, то это значит, что в сервисе 1СЭДО есть информация об учётных записях контрагента. Отправку приглашения в данном случае следует выполнять с указанием идентификатора участника ЭДО. Зеленый значок означает, что с данным контрагентом уже имеется настройка. Отсутствие значка свидетельствует, что в сервисе нет информации об учётных записях получателя, и отправку приглашения можно осуществить как с указанием идентификатора участника ЭДО, так и с указанием электронной почты или оператора ЭДО контрагента.
Информация о том, что контрагент подключен к ЭДО, не является гарантией его готовности вести ЭДО с вашей организацией. Необходимо отправить контрагенту приглашение к обмену и дождаться его принятия.
1.1. Отправка приглашения
Для отправки приглашения необходимо в справочнике «Контрагенты» выбрать контрагента и в меню «ЭДО» нажать «Пригласить к обмену электронными документами».
Пригласить к обмену можно также непосредственно из карточки контрагента.
В нашем случае приглашение отправляется контрагенту, зарегистрированному в 1СЭДО. В открывшемся окне «Отправка приглашения» отображается учетная запись контрагента.
Нажав «Подробнее», можно посмотреть какому оператору принадлежит идентификатор, а также ознакомиться с дополнительной информацией, которую указал контрагент при регистрации в качестве участника ЭДО. Контрагент может иметь несколько учётных записей, используемых для разных направлений и целей обмена, а также в разных клиентских программах. Поэтому в общем случае перед отправкой приглашения пользователь связывается с получателем, уточняет идентификатор участника ЭДО, по которому он планирует обмениваться, а затем выбирает его из списка в окне отправки приглашения. Для отправки приглашения нажмите «Отправить».
1.2. Получение приглашения и ответ на него
В разделе «Продажи» или «Покупки» нажмите на «Текущие дела ЭДО». Откроется одноименное окно. Нажмите «Отправить и получить». В папке «Приглашения / Требуется согласие» появится полученное приглашение. Перейдите в эту папку, выделите приглашение и нажмите кнопку «Принять».
Принятое приглашение переместится в папку «Ознакомиться» (при включенной опции «Отправлять документы на ознакомление» в разделе программы «Администрирование / Обмен электронными документами / Обмен с контрагентами»). Из этой папки приглашение можно отправить в архив по клику на одноименную кнопку. Настройка обмена с контрагентом создана. Все приглашения можно посмотреть по ссылке внизу «Архив ЭДО», а настройки обмена по ссылке «Настройки ЭДО».
2. Работа с произвольными документами
На практике взаимоотношения двух компаний начинаются с заключения договора. На примере этого события рассмотрим, каким образом происходит отправка и получение произвольного документа.
2.1. Отправка произвольного документа
В окне «Текущие дела ЭДО» перейдите в папку «Исходящие / Создать» и выполните команду «Создать произвольный документ».
Произвольный документ также можно создать из окна «Архив ЭДО». Для этого необходимо перейти в «Администрирование / Архив ЭДО» и на вкладке «Документы» выполнить команду «Создать произвольный документ».
В открывшемся окне необходимо выбрать контрагента (получателя электронного документа), нажать «Добавить файл» и выбрать документ из соответствующей директории компьютера. Размер присоединяемого файла должен быть в пределах от 100 байт до 50 Мб.
Далее нужно выбрать вид документа. Стандартными настройками вид документа определён как «Прочее», измените на «Договор».
В форме произвольного документа поддерживается возможность указания обязательных реквизитов (номер, дата, сумма). На закладке «Сопроводительная записка» можно добавить любую поясняющую информацию.
Нажмите «Записать документ».
Нажмите на ссылку «Настройки формирования».
Здесь можно изменить настройки запроса ответной подписи, извещения о получении и очередности подписания данного электронного документа.
Примечание
Регламент ЭДО для всех видов документов можно посмотреть и изменить в настройках ЭДО. Перейти к настройкам ЭДО можно любым из способов: в окне «Текущие дела ЭДО» кликнуть внизу по ссылке «Настройки ЭДО», в справочнике «Контрагенты» выбрать контрагента и в меню «ЭДО» нажать команду «Настройки отправки документов», в разделе программы «Администрирование / Обмен электронными документами / Обмен с контрагентами» / Настройки ЭДО».
Закройте окно «Настройка обмена с контрагентом» и нажмите «Подписать и отправить».
Состояние документа изменится с «Требуется подписание» на «Ожидается подтверждение оператора».
В окне «Текущие дела ЭДО» отправленный документ отобразится в папке «Исходящие / На контроле». 
После ответных действий контрагента документ переместится в папку «Ознакомиться».
2.2. Получение произвольного документа
Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды «Отправить и получить» в окне «Текущие дела по ЭДО». Полученный произвольный документ появится в папке «Входящие / Утвердить» (при включенной опции «Отправлять входящие документы на утверждение» в разделе программы «Администрирование / Обмен электронными документами / Обмен с контрагентами»). Двойным кликом можно открыть документ, ознакомиться с содержимым, посмотреть подписи, текст сопроводительной записки при ее наличии. После этого документ необходимо утвердить в окне просмотра документа или в окне «Текущие дела ЭДО».
Документ переместится в папку «Входящие / Подписать». После нажатия кнопки «Подписать и отправить» документ будет подписан, а информация об этом передана отправителю.
2.3. Получение подписанного произвольного документа отправителем
Откройте «Текущие дела по ЭДО» и нажмите «Отправить и получить». При получении подписанного контрагентом документа он переместится в папку «Ознакомиться» с состоянием «Завершен». Открыть документ для просмотра можно открыть двойным кликом. В панели регламента ЭДО, которая отображается слева, видим, что подтверждение оператора и извещение о получении получены. После ознакомления документ можно перенести в архив по кнопке «Отправить в архив» из окна «Текущие дела ЭДО» или непосредственно из формы просмотра документа.
3. Выставление счета покупателю
После заключения договора следующий этап работы – выставление счета покупателю. На этом примере мы рассмотрим, как осуществляется обмен формализованными неформатными документами, то есть такими электронными документами, формат обмена которыми еще не унифицирован ФНС России. При обмене формализованные документы преобразуются в специальные XMLфайлы, которые позволяют осуществлять их программную обработку, например автоматическое создание документа «Счета от поставщика» в своей информационной базе на основе пришедшего по ЭДО документа «Счет покупателю».
Примечание
В программе поддерживается возможность объединять любые документы в пакеты и отправлять пакеты по ЭДО. При необходимости, к примеру, можно связать договор и счет в один пакет и отправить контрагенту. Подробнее об этой возможности можно прочитать на сайте сервиса edo.1c.ru (раздел “Техподдержка»).
3.1 Отправка счета продавцом
Создайте документ «Счет покупателю». Нажмите кнопку «ЭДО» и выберете команду «Просмотреть электронный документ». В окне с предложением записать данные нажмите «ОК».
В окне просмотра документа нажмите «Подписать и отправить». В случае успешной отправки состояние изменится на «Ожидается подтверждение оператора». В панели регламента ЭДО, которая отображается слева от формы счета, видим, что документ отправлен получателю.
В списке документов «Счета покупателям» состояние ЭДО будет показано в виде ссылки на связанный электронный документ.
В окне «Текущие дела ЭДО» отправленный документ отобразится в папке «Исходящие / На контроле».
3.2. Получение счета покупателем
Получение счета покупателем происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды «Отправить и получить» в окне «Текущие дела ЭДО». Полученный документ отобразится в папке «Входящие / Отразить в учете» и в папке «Входящие / Утвердить» (при включенной опции «Отправлять входящие документы на утверждение» в разделе программы «Администрирование / Обмен электронными документами / Обмен с контрагентами»).
Перейдите в папку «Входящие / Утвердить» и двойным кликом откройте электронный документ для ознакомления с содержимым, информацией о подписи, текстом сопроводительной записки. Документ находится в состоянии «Требуется утверждение». В панели регламента ЭДО, которая отображается слева, видим, что извещение о получении отправлено получателю.
Нажмите кнопку «Утвердить».
Примечание
На верхней панели экранных форм в зависимости от текущего состояния ЭДО отображаются ссылкисоветы с полезной информацией. Например, на скриншоте выше под кнопкой «Утвердить» видим ссылки «Как отклонить документ?» и «Как сопоставить номенклатуру?». При клике по ссылке можно посмотреть краткую информацию по обработке входящего документа и ссылку на подробный материал по данной теме.
Состояние документооборота изменится на «Завершен», т.к. отправитель не запросил ответную подпись на документе.
Перед отражением в учете необходимо сопоставить номенклатуру. Сопоставление производится единожды, в дальнейшем данные будут заполняться автоматически.
Форму сопоставления номенклатуры открывается:
- по гиперссылке «Сопоставить номенклатуру» в папке «Отразить в учёте»
- по кнопке «Сопоставить номенклатуру» в папке «Отразить в учёте»
- по кнопке «Сопоставить номенклатуру» в папке «Сопоставить»
- по гиперссылке «Несопоставленная» из формы просмотра электронного документа
Нажмите в форме документа гиперссылку «несопоставленная».
В открывшемся окне необходимо указать номенклатуру информационной базы, которая соответствует номенклатуре поставщика. Программа предложит номенклатуры, соответствующие данным контрагента. Точность поиска можно регулировать. Есть возможность ручного подбора номенклатуры. При отсутствии номенклатуры можно ее создать на основании данных контрагента при выборе соответствующей команды.
Примечание
Для пользователей торговых решений «1С» имеется возможность использовать стандартизированный каталог товаров, доступ к которому осуществляется при помощи сервиса 1С: Номенклатура. При использовании данных из единого каталога участники обмена автоматизируют процесс сопоставления номенклатуры.
После сопоставления номенклатуры нажмите «Сохранить и закрыть».
В типовых решениях поддерживается автоматический способ обработки входящих электронных документов. Если номенклатура контрагента сопоставлена или в электронном документе содержатся услуги, система по умолчанию самостоятельно создаёт документы учётной системы на основании данных входящего электронного документа. При необходимости в настройках ЭДО можно изменить способ обработки входящих электронных документов. Открыть настройки ЭДО можно в том числе из формы просмотра документа.
В окне просмотра документа нажмите ссылку «создать «Счет на оплату поставщика» в строке «Документ учета».
Откройте созданный документ учета, кликнув по ссылке в той же строке.
Проведите и закройте данный счет.
После проведения документа учета связанный с ним входящий электронный документ перестанет отображаться в папке «Входящие» в «Текущих делах ЭДО». При необходимости электронный документ можно открыть непосредственно из связанного документа учета, по кнопке «ЭДО» и выбрав команду «Посмотреть электронный документ». Также электронный документ можно найти в «Архиве ЭДО».
3.3. Получение извещения о получении счета продавцом
Напоминаем, что счет, который отправил продавец, пока находится в папке «Исходящие / На контроле» в «Текущих делах ЭДО». Не получены подтверждение оператора, а также извещение о получении счета. Нажмите «Отправить и получить».
При получении подписанного контрагентом документа он переместится в папку «Ознакомиться» с состоянием «Завершен».
Откройте двойным кликом электронный документ. В панели регламента ЭДО, которая отображается слева от формы счета, видим, что подтверждение оператора и извещение получены.
После ознакомления документ можно перенести в архив по кнопке «Отправить в архив» из окна «Текущие дела ЭДО» или непосредственно из формы просмотра документа.
4. Выставление первичных документов и счета-фактуры
После того, как покупатель оплатил счет, поставщик отгружает ему товар. Для оформления операции реализации и для выставления счетафактуры продавец предварительно согласовывает с покупателем типы и форматы соответствующих документов. Форматы устанавливаются в настройках ЭДО с контрагентом. В качестве примера рассмотрим вариант, когда продавец является плательщиком НДС и ему необходимо отправить универсальный передаточный документ (УПД), содержащий счетфактуру и документ реализации (товарную накладную) в одном документе.
Примечание
В процессе обмена электронными документами могут возникать ситуации, когда контрагент может отклонить документ, принять товар с учетом выявленных расхождений, может возникнуть необходимость внесения корректировок или аннулирования документов. Эти вопросы в данном методическом пособии не рассматриваются. С необходимой информацией можно ознакомиться на сайте сервиса edo.1c.ru (раздел “Техподдержка») или its.1c.ru/edo (раздел информационной системы 1С:ИТС «Инструкции по учету в программах 1С / 1С:Бухгалтерия 8 в примерах / Электронный документооборот»).
4.1. Отправка УПД продавцом
На основе выставленного счета сформируйте документ «Реализация товаров». Переключите тумблер под табличной частью документа "Реализация" в положение «УПД», нажмите «Записать» и «Провести», документ "Счетфактура выданный" будет создан автоматически.
Нажмите на кнопку «ЭДО» и выберите команду «Просмотреть электронный документ»
В открывшейся форме просмотра электронного документа нажмите «Подписать и отправить». В случае успешной отправки состояние изменится на «Ожидается подтверждение оператора». В панели регламента ЭДО, которая отображается слева от формы счета, видим, что документ отправлен получателю.
В списке документов «Реализация» состояние ЭДО будет показано в виде ссылки на связанный электронный документ.
Состояние ЭДО также отобразится в списке документов «Счетфактуры выданные».
В окне «Текущие дела ЭДО» отправленный электронный документ отобразится в папке «Исходящие / На контроле».
4.2. Получение УПД покупателем
Получение документа покупателем происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды «Отправить и получить» в окне «Текущие дела по ЭДО». Полученный документ отобразится в папке «Входящие / Отразить в учете» и в папке «Входящие / Утвердить». Для УПД, как документа о передаче товаров, обязательна процедура утверждения, поскольку после утверждения поступившего УПД автоматически формируется соответствующая информация покупателя.
Откройте электронный документ двойным кликом для ознакомления с содержимым, информацией о подписи, текстом сопроводительной записки. Документ находится в состоянии «Требуется утверждение». В панели регламента ЭДО, которая отображается слева, видим, что извещение о получении подтверждения оператора и извещение о получении документа отправлены получателю.
Нажмите кнопку «Утвердить».
После утверждения УПД с информацией продавца сформируется УПД с информацией покупателя. В «Текущих делах ЭДО» при этом электронный документ отобразится в папке «Входящие / Подписать», так как требуется наша подпись на УПД о том, что мы приняли товар.
Примечание
Если с ЭДО работают разные сотрудники, то документ при необходимости можно перенаправить другому ответственному по кнопке «Сменить ответственного».
В колонке «Отражение в учете» видим, что нужно провести два автоматически созданных документа.
Нажмите на ссылку «2 документа» откроется список, в котором можно выбрать документ для последующего просмотра и проведения.
Документы учета также можно открыть из формы просмотра электронного документа или непосредственно в списках документов «Поступление» и «Счетафактуры полученные». После отражения документов в учете подпишите и отправьте УПД из формы просмотра электронного документа или в «Текущих делах ЭДО». Документ отобразится в папке «Входящие / На контроле».
На стороне покупателя осталось получить подтверждение оператора на отправленный УПД с информацией покупателя, извещение о получении подтверждения будет отправлено автоматически при его получении. После этого состояние документооборота изменится на «Завершен».
4.3. Получение подписанного УПД продавцом
На стороне продавца нужно принять извещение о получении и подписанный УПД с информацией покупателя. После их получения состояние документоборота также изменится на «Завершен».
Электронный УПД, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке «Архив ЭДО».
Дополнительно
Сервис «1СПодпись» будет полезен для тех пользователей, кто хочет перейти на юридически значимый электронный документооборот со своими контрагентами, но еще не имеет для этого квалифицированной подписи или количество сотрудников, использующих сертификат электронной подписи для ЭДО, необходимо увеличить.
Сервис «ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнессеть» позволяет пользователям ПП 1С обмениваться электронными документами без электронной подписи и без участия спецоператора. Он наследует некоторые достоинства «1СЭДО»: документы поступления в системе создаются автоматически; сокращается количество ошибок, связанных с ручным вводом. Но при этом необходимо помнить, что документы, полученные от контрагента при обмене через этот сервис, не имеют юридической силы и требуют наличия бумажных оригиналов.
Сервис «1СЭПД» предоставляет участникам грузоперевозок возможность обмена электронными перевозочными документами в форматах, утвержденных регулятором (Минтранс России), а также любыми неформализованными документами. Сведения, содержающиеся в документах, автоматически передаются через операторов в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Инструменты для работы с ЭПД являются частью программ 1С. Для использования 1СЭПД достаточно быть абонентом 1СЭДО и включить настройку обмена ЭПД в программе 1С.
